Những nhầm lẫn và bất cập về thủ tục họp đại hội đồng cổ đông.
(NQL) – Công ty cổ phần là một phát minh của nền kinh tế thị trường, là loại hình doanh nghiệp chiếm ưu thế lớn nhất về nguồn vốn và năng lực kinh doanh. Công ty cổ phần là nền tảng hình thành nên những công ty siêu quốc gia, những tập đoàn kinh tế lớn và thị trường chứng khoán. Nhưng đối với Việt Nam, công ty cổ phần chỉ mới có tuổi đời hai chục năm. Vì vậy, chỉ riêng về trình tự, thủ tục tiến hành các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông cũng đã có không ít sai sót, nhầm lẫn và bất cập.
Nhầm lẫn về tên gọi cuộc họp
Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định “Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần”. Đại hội đồng cổ đông là một cơ cấu tổ chức của công ty, luôn hiện hữu từ khi thành lập công ty cồ phần cho đến khi chấm dứt hoạt động. Mọi cổ đông đều là thành viên đương nhiên cấu thành nên Đại hội đồng cổ đông. Nhưng hầu hết các công ty, các phương tiện báo chí và cơ quan Nhà nước đã sử dụng nhầm lẫn chữ “Đại hội” trong cụm từ này đồng nghĩa với cuộc họp, cho nên viết là “mời dự Đại hội đồng cổ đông Tập đoàn Bảo Việt” hay “Đại hội đồng cổ đông thường niên Ngân hàng TMCP Hàng Hải” hoặc “Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất Ngân hàng TCMP Công thương Việt Nam”. Theo đúng ngữ nghĩa cũng như quy định của Luật Doanh nghiệp, luôn luôn phải thêm từ cuộc họp hoặc từ khác tương đương vào cụm từ “Đại hội đồng cổ đông” để chỉ một cuộc họp.
Ngay chính Luật Doanh nghiệp cũng một lần bị nhầm lẫn và đã diễn ra không ít lần nhầm lẫn trong một số văn bản quy phạm pháp luật khác. Gần đây nhất là Công văn số 3069/BKH-PTDN ngày 04-5-2009 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng không chính xác khi viết câu trích yếu: “V/v Tỷ lệ tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty cổ phần”.
Nhầm lẫn về thời hạn mời họp
Khoản 2, Điều 97 của Luật Doanh nghiệp về “Thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông” quy định: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính”. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều công ty đã kéo dài thời hạn họp đến tận tháng 5, tháng 6 năm sau. Ví dụ, đến giữa tháng 6/2009 Ngân hàng TMCP Quân Đội mới tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông hay Công ty Cổ phần chứng khoán APEC họp vào cuối tháng 6-2009.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, thì chỉ có cơ quan đăng ký kinh doanh mới có thẩm quyền gia hạn thời hạn họp Đại hội đồng cổ đông theo đề nghị của HĐQT, nhưng cũng không quá 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Khoản 1, Điều 100 của Luật Doanh nghiệp về “Mời họp Đại hội đồng cổ đông” đã quy định rõ: Thông báo mời họp phải gửi “đến tất cả cổ đông chậm nhất là bảy ngày làm việc trước ngày khai mạc”. Quy định này nhằm tạo điều kiện cho cổ đông có đủ thời gian bố trí và nghiên cứu tài liệu để tham gia cuộc họp. Tuy nhiên, phổ biến là tình trạng gửi chậm hơn thời hạn luật định. Có thể thông báo mời họp thì ghi đúng thời hạn, nhưng chỉ là thời hạn đối phó, chứ chưa thể gửi đi đúng ngày hoặc gửi trước 7 ngày nhưng tính cả ngày nghỉ hay gửi tài liệu đến tay cổ đông thì chỉ còn 1-2 ngày hoặc thậm chí đã quá ngày họp. Một trong những nguyên nhân là Luật không nói rõ thời hạn trên được tính theo ngày gửi “đi” hay ngày gửi “đến”, không những thế lại còn cho phép Điều lệ công ty có thể quy định thời hạn ngắn hơn nữa.
Nhầm lẫn về phương thức gửi thông báo mời họp
Điều 100 của Luật Doanh nghiệp cũng quy định “Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của cổ đông”. Điều đó có nghĩa là phải gửi bằng phương thức mà có thể kiểm soát được kết quả gửi, chứ không thể gửi thư theo cách thức thông thường, không có ký nhận, không có kết quả báo phát và không có gì bảo đảm rằng “đến được địa chỉ thường trú của cổ đông”. Luật còn quy định rõ “Nếu công ty có trang thông tin điện tử thì thông báo mời họp và các tài liệu gửi kèm theo phải được công bố trên trang thông tin điện tử đó đồng thời với việc gửi thông báo cho các cổ đông”. Tuy nhiên các công ty cổ phần lớn có thể lên đến hàng vạn, thậm chí hàng triệu cổ đông, thì việc bắt buộc này lại là điều vô cùng nan giải.
Ngoài ra, trên thực tế, nhiều khi không thể gửi đúng địa chỉ “thường trú” như quy định của Luật, vì sẽ không bao giờ đến được tay cổ đông, mà phải gửi “sai” theo địa chỉ liên lạc do cổ đông đăng ký.
Nhầm lẫn về danh sách cổ đông có quyền dự họp
Khoản 1, Điều 98 của Luật Doanh nghiệp về “Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông” quy định: “Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập khi có quyết định triệu tập và phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định một thời hạn khác ngắn hơn”. Việc chốt danh sách này chỉ là để thuận tiện cho yêu cầu phải gửi thông báo mời họp đến địa chỉ của tất cả cổ đông có quyền dự họp. Tuy nhiên, nhiều công ty lại hiểu nhầm rằng, chỉ có những cổ đông có tên tại danh sách cổ đông vào thời điểm lập danh sách mới có quyền dự họp. Đúng ra, thì tất cả cổ đông có tên trong danh sách cổ đông đến ngày khai mạc cuộc họp đều được quyền dự họp. Quyền đương nhiên này của các cổ đông đã được quy định rõ tại khoản 5, Điều 101 của Luật Doanh nghiệp. Chỉ có khác là, Công ty không bắt buộc phải gửi thông báo mời họp cho những cổ đông sau thời điểm chốt danh sách mời họp. Tuy nhiên, nếu cổ đông nhận chuyển nhượng cổ phần sau thời điểm này, thì Công ty phải có nghĩa vụ thông báo và tạo điều kiện cho họ thực hiện quyền dự họp. Điều này cũng tương tự như việc chia cổ tức, phải thông báo trước để bảo đảm quyền lợi của các cổ đông đã có trong danh sách cổ đông, tránh tình trạng chốt danh sách chia cổ tức lùi lại nhiều tháng, dẫn đến cổ đông đã bán cổ phần gần một năm rồi vẫn được chia cổ tức, trong khi người mua thì lại mất quyền như đã từng xảy ra tại Ngân hàng TMCP Phương Nam năm 2007-2008.
Nhầm lẫn về nội dung thông báo mời họp
Điều 100 của Luật Doanh nghiệp về “Mời họp Đại hội đồng cổ đông” đã quy định rõ: “Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của công ty; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông hoặc người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông; thời gian và địa điểm họp”. Và “Kèm theo thông báo mời họp phải có mẫu chỉ định đại diện theo uỷ quyền dự họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, các tài liệu thảo luận làm cơ sở thông qua quyết định và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp”.
Nhưng còn nhiều công ty chỉ gửi một thông báo mời họp mà không gửi tài liệu kèm theo hoặc chỉ gửi một số ít trong số những tài liệu nói trên, còn lại thì đề nghị xem tài liệu trên trang web hoặc phát tại cuộc họp, thậm chí là không có. Những tài liệu thường hay thiếu phải kể đến là: Chương trình họp, phiếu biểu quyết, dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.
Nhầm lẫn về thủ tục tiến hành cuộc họp
Về điều kiện tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Mục 2, Nghị quyết số 71/2006/QH11 ngày 29/11/2006 của Quốc hội Phê chuẩn Nghị định thư gia nhập WTO đã cho phép cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, thay cho tỷ lệ tối thiểu 65% theo quy định tại Điều 102 của Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn cho rằng phải đạt tỷ lệ 65% mới hợp pháp, vì dựa theo cách hiểu tại một số công văn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước, của Hiệp hội các nhà kinh doanh chứng khoán.
Nhiều cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã bắt đầu bằng việc long trọng tổ chức lễ chào cờ và kết thúc là lễ hạ cờ. Nói sai thì cũng không hẳn sai, vì không có quy định nào cấm. Nhưng nói đúng thì cũng không hẳn đúng, vì cuộc họp của công ty làm ăn kinh doanh, thì sao lại cử quốc ca làm gì?
Nhiều cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã bắt đầu bằng việc biểu quyết bầu ra Ban kiểm tra tư cách cổ đông để xác định điều kiện về tỷ lệ dự họp nói trên. Việc này là không hợp lý, vì nghị quyết về việc bầu Ban kiểm tra tư cách cổ đông chỉ có giá trị pháp lý nếu đã đủ điều kiện về số cổ phần và cổ đông để tiến hành cuộc họp. Bầu Ban kiểm tra tư cách cổ đông, là dùng một cơ chế chưa biết có hợp pháp hay không để xem xét quyết định về tính hợp pháp của cuộc họp.
Nhiều cuộc họp Đại hội đồng cổ đông còn yêu cầu cổ đông biểu quyết thông qua thành phần Đoàn chủ tịch và Đoàn thư ký cuộc họp cũng là điều không cần thiết. Luật Doanh nghiệp đã quy định rõ Chủ tịch HĐQT là chủ toạ cuộc họp. Việc mời hay không mời thêm thành phần tham gia điều khiển cuộc họp là thuộc quyền của chủ toạ. Và luật cũng đã quy định rõ “Chủ toạ cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông”, trừ trường hợp Điều lệ quy định khác.
Để kiểm phiếu biểu quyết (đôi khi với khối lượng rất lớn, nhất là phiếu bầu thành viên HĐQT theo phương thức bầu dồn phiếu), nhiều cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã bầu ra Ban kiểm phiếu với số lượng lên đến hàng chục người cũng là điều không đúng luật, nếu như Điều lệ không quy định khác. Bởi điểm d, khoản 2, Điều 103 của Luật Doanh nghiệp đã “chót” chốt cứng: “Đại hội đồng cổ đông bầu ban kiểm phiếu không quá ba người theo đề nghị của chủ toạ cuộc họp”.
Nếu như Điều lệ không quy định khác, thì có lẽ cũng hiếm có công ty nào thực hiện theo đúng trình tự biểu quyết như quy định tại khoản 5, Điều 103 của Luật Doanh nghiệp về “Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông” là: “Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến.”
Một nhầm lẫn tương đối phổ biến nữa đối với nhiều công ty là chỉ cho cổ đông đăng ký dự họp và chỉ tính số lượng phiếu biểu quyết theo danh sách cổ đông tại thời điểm khai mạc cuộc họp. Điều này đã tước bỏ quyền lợi chính đáng của cổ đông và vi phạm khoản 6, Điều 103 của Luật Doanh nghiệp “Cổ đông hoặc người được uỷ quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký”.
Nhầm lẫn về biên bản cuộc họp
Điều 106 của Luật Doanh nghiệp về “Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông” đã quy định “Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi vào sổ biên bản của công ty”. Điều đó có nghĩa là biên bản phải được ghi vào một quyển sổ, hoặc ít nhất cũng phải được tập hợp đóng thành sổ biên bản. Tuy nhiên, với phương tiện máy vi tính như ngày nay, ít công ty thực hiện việc ghi chép bằng tay vào sổ như trước kia. Không thể tránh khỏi băn khoăn trước cách làm “khác” Luật hiện nay, trong khi chưa có văn bản nào giải thích thế nào là “sổ biên bản”.
Những nội dung phải được ghi trong Biên bản cũng được Luật Doanh nghiệp bắt buộc một cách cụ thể, chặt chẽ mà ít công ty đưa vào hoàn toàn đầy đủ, nhất là các nội dung không dễ xác định như: “Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp” tính theo từng phiếu biểu quyết theo từng cổ phần hay những nội dung không cần thiết như “Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh”.
Khoản 3, Điều 106 cũng quy định: “Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày bế mạc cuộc họp.” Trên thực tế rất ít công ty thực hiện quy định về việc gửi Biên bản này hoặc nếu có gửi thì lại là gửi Nghị quyết chứ không phải là Biên bản và thường cũng không đúng thời hạn 15 ngày.
Biên bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi lại diễn biến của cuộc họp mà người ký biên bản là thư ký và chủ toạ, khác với nghị quyết là một loại văn kiện thể hiện những nội dung đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua, nó chỉ là một phần trong Biên bản họp mà người ký là Chủ tịch HĐQT. Tuy nhiên, trên thực tế hai loại văn bản này thường bị nhầm lẫn. Có trường hợp biên bản lại ghi quá ngắn ngọn như nghị quyết. Ngược lại có nghị quyết lại chép đầy đủ gần như biên bản.
Sai sót về thủ tục ảnh hưởng đến nội dung
Thủ tục là điều kiện cần thiết để bảo đảm giải quyết đúng đắn về nội dung. Nếu không thực hiện đúng những quy định về trình tự, thủ tục liên quan đến việc họp Đại hội đồng cổ đông, thì có thể dẫn đến hậu quả là quyết định của Đại hội đồng cổ đông bị Toà án hoặc Trọng tài huỷ bỏ theo yêu cầu của cổ đông, thành viên HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát theo quy định tại Điều 107 của Luật Doanh nghiệp.
Những nhầm lẫn, sai sót nói trên, ngoài việc do chưa hiểu rõ quy định của Luật còn là ý thức không muốn tuân thủ nghiêm chỉnh và một điều không kém phần quan trọng là do những quy định bất cập, thiếu thực tế, thiếu thuyết phục của Luật. Đành rằng việc quản trị công ty cổ phần, trong đó có trình tự, thủ tục về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đòi hỏi một sự chuyên nghiệp, bài bản, chặt chẽ, nhưng nếu như hầu như công ty nào cũng vi phạm thì cũng cần xem lại yêu cầu của Luật.
Tuy nhiên, rất nhiều sai sót trên có thể được hoá giải, nếu Điều lệ công ty quy định khác, chứ không chỉ “chép” nguyên văn quy định của Luật.
Luật sư Trương Thanh Đức, Giám đốc Công ty Luật ANVI, Trọng tài viên VIAC.
Bài đăng trên trang 36-37, Chuyên mục Quản trị Doanh nghiệp
Tạp chí Nhà Quản lý số 73 tháng 7-2009:
Đăng lại