(ANVI) – Gửi anh Hiếu – CIEM                                                                                  Hà Nội 07-3-2015

1. Quyền quyết định về con dấu:

• Nếu cứ theo quy định tại khoản 1, Điều 44 của Luật Doanh nghiệp, thì doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng con dấu, hình thức con dấu với mọi kích cỡ to nhỏ, vuông, tròn, chữ nhật, bầu dục, tam giác, chữ thập, thánh giá;…. với đủ loại dấu chìm, nổi, ướt, khô; cùng màu mực xanh, đỏ, tím vàng, lục, lam, chàm, tím; có hay không gồm hình ảnh, biểu tượng, ký hiệu,… .
• Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn buộc phải có con dấu, vì việc đóng dấu không hoàn toàn là tự nguyện, mà vẫn còn là bắt buộc trong nhiều trường hợp theo quy định của pháp luật theo quy định tại khoản 4, Điều 44.
• Vì vậy, vẫn đòi hỏi phải có một số quy chuẩn nhất định đối với con dấu, nhất là nhiều cơ quan nhà nước phải xem xét yếu tố đóng dấu trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, giấy tờ theo quy trình, thủ tục hành chính chuẩn mực.

2. Về giá trị pháp lý của con dấu:

• Có còn “thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ” của doanh nghiệp như quy định hiện hành hay không, nhất là trong trường hợp bắt buộc phải đóng dấu theo quy định của pháp luật? => Không nên quy định, cần bỏ hẳn.
• Có ý nghĩa, giá trị như thế nào nếu như việc đóng dấu không khẳng định giá trị pháp lý (nhất là trong mối quan hệ với chữ ký)? => Chỉ có ý nghĩa xác nhận chữ ký đúng. Nhưng nếu chữ ký không đúng thì cũng vẫn là không đúng.
• Có được sử dụng mãi hàng triệu con dấu đã đăng ký ở cơ quan công an không hay khi nào thì phải huỷ bỏ (quy định hiện hành chỉ được sử dụng trong 5 năm)? => Nên chấp nhận sử dụng mãi mãi.
• Thủ tục, điều kiện đăng ký mẫu dấu tại cơ quan đăng ký kinh doanh như thế nào? => Cần quy định trong Thông tư, nghị định về đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp).
• Có cơ quan nào chịu trách nhiệm quản lý nhà nước và hướng dẫn việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp không? => Bộ KH & ĐT.

3. Về hình thức và nội dung con dấu:

• Có cần quy định cơ quan, chức danh nào (chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật, người điều hành,…) của doanh nghiệp có thẩm quyền quyết định về hình thức và nội dung của con dấu? => Nên quy định, nếu doanh nghiệp không có quy định khác thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp quy định.
• Có được tự làm con dấu giống y trang như con dấu trước đây đã đăng ký tại cơ quan công an không? => Nên chấp nhận.
• Có cần thống nhất con dấu của doanh nghiệp là hình tròn hay hình gì khác, với kích thước tối thiểu và tối đa (hiện nay là 36 cm)? => Không nên quy định.
• Có cấm con dấu doanh nghiệp có biểu tượng, hình ảnh, từ ngữ đặc biệt như quốc huy, quốc kỳ, đảng kỳ hay có dòng chữ Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam,… giống như các con dấu của cơ quan đảng, nhà nước? Có áp dụng tương tự như đối với việc cấm quảng cáo theo Luật Quảng cáo năm 2012 làm phương hại đến độc lập, chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng; thiếu thẩm mỹ, trái với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam; ảnh hưởng xấu đến sự tôn nghiêm đối với Quốc kỳ, Quốc huy, Quốc ca, Đảng kỳ, anh hùng dân tộc, danh nhân văn hóa, lãnh tụ, lãnh đạo Đảng, Nhà nước; có tính chất kỳ thị dân tộc, phân biệt chủng tộc, xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo, định kiến về giới, về người khuyết tật; xúc phạm uy tín, danh dự, nhân phẩm của tổ chức, cá nhân;…? => Cần quy định về nguyên tắc cấm.
• Có được viết tắt tên doanh nghiệp trong con dấu (hiện nay về nguyên tắc là không được)? Tên viết tắt có bắt buộc “là tên đã được ghi trong quyết định, giấy phép thành lập, giấy phép đặt văn phòng đại diện, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư và giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc công nhận.” như quy định hiện hành hay không? => Nên cho viết tắt thoải mái.
• Có hạn chế gì về việc sử dụng chữ nước ngoài của con dấu không? (quy định về biển hiệu hiện hành không cho phép tiếng nước ngoài viết to hơn tiếng Việt). => Không nên hạn chế.
• Có hay không ghi địa danh cấp tỉnh (cấp huyện thì nên bỏ)? => Không cần thiết.
• Có phải quy định số dòng chữ tối đa, cỡ chữ tối thiểu? (ví dụ pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng quy định hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung quy định “cỡ chữ ít nhất là 12”, nhưng con dấu thì không cần thiết). => Không cần thiết.

4. Về việc phải đóng dấu:

• Có chấp nhận việc bắt buộc phải đóng dấu theo quy định của mọi văn bản quy phạm pháp luật, mà hiện nay là từ quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cấp phường trở lên, hay phải là văn bản từ thông tư, Nghị định trở lên? => Cần xác định rõ từ Thông tư trở lên.
• Có bắt buộc phải đóng dấu không khi mà nghị định, thông tư không hề có quy định bắt buộc phải đóng dấu, nhưng trong mẫu biểu kèm theo thì lại có chỗ ghi dành cho ký tên, đóng dấu? => Không bắt buộc.
• Có cách gì để dễ dàng phân biệt, trường hợp nào phải đóng dấu văn bản khi giao dịch với các cơ quan nhà nước? Từ trước đến nay, đều được hiểu rằng, việc đóng dấu là mặc nhiên theo quy định chung về sử dụng con dấu, chứ không phụ thuộc vào quy định phải đóng dấu trong các văn bản quy phạm pháp luật khác. => Cần quy định, Bộ Tư pháp (Cục Kiểm soát thủ tục hành chính) chủ trì rà soát theo hướng đề xuất bãi bỏ dần những quy định bắt buộc phải đóng dấu.
• Có cần quy định tất cả các văn bản giao dịch với các cơ quan nhà nước đều phải đóng dấu. Và chỉ không bắt buộc phải đóng dấu khi nào có quy định về điều đó. Vì đối với các loại thủ tục hành chính có tính chất tương tự nhau, lý gì thủ tục này thì phải đóng dấu, thủ tục khác thì lại không cần? Thậm chí, trong một bộ giấy tờ, tại sao văn bản này thì phải đóng, còn văn bản khác thì lại không? => Lựa chọn theo cách bắt buộc tất thì đơn giản nhất, duy trì cho đến khi nào Luật bỏ hẳn việc bắt buộc đóng dấu.
• Việc đầu tiên cần làm mẫu không gì khác hơn là các Nghị định, thông tư về đăng ký kinh doanh sắp tới cần quy định rõ, không bắt buộc phải đóng dấu các giấy tờ, tài liệu đăng ký kinh doanh. => Cần quy định rõ không cần đóng dấu.

5. Về cách thức đóng dấu:

• Có được đóng dấu vào các tờ giấy không có nội dung (đóng khống chỉ) hay không? (quy định hiện hành cấm). => Không nên cấm.
• Có được đóng dấu vào các văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hay không? (quy định hiện hành cấm). => Không nên cấm.
• Có được đóng dấu vào chữ ký của người không có chức danh quản lý (quy định hiện hành chỉ cho phép đóng dấu vào chức danh “cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền”) của doanh nghiệp hay không? => Không nên cấm.
• Có phải đóng dấu “trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.” hay không? (theo quy định hiện hành). => Không nên bắt buộc. Hiện nay có một số loại giấy tờ như séc, hoá đơn,… có khi yêu cầu hoặc được phép đóng dấu vào một chỗ riêng biệt với chữ ký.
• Có bắt buộc phải dùng mực màu đỏ không? (theo quy định hiện hành)… => Không nên bắt buộc.

6. Về quy định con dấu trong Điều lệ:

• Luật quy định “việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.”. Vậy trường hợp Điều lệ doanh nghiệp chưa có quy định về việc “quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu” (thực tế nhiều năm nữa, đa số doanh nghiệp vẫn chưa sửa điều lệ) thì sẽ sử dụng con dấu như thế nào? => Vẫn phải chấp nhận.
• Điều lệ giao cho Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc quy định về việc “quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu” thì có hợp pháp hay không? => Không nên quy định, cần bỏ hẳn.
• Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của doanh nghiệp tư nhân (không có điều lệ) thì sẽ phải thực hiện theo quy định nào? => Luật thiếu, Nghị định cần bổ sung.
• Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của các tổ chức kinh tế khác không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp (hoặc chỉ theo một phần), như hợp tác xã theo Luật Hợp tác xã; Công ty Luật, Văn phòng luật sư theo Luật Luật sư; Văn phòng công chứng theo Luật Công chứng;… thì có áp dụng tương tự Luật Doanh nghiệp không? => Cần xác định nếu là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thì cũng thực hiện tương tự.
• Các tổ chức chính trị – xã hội, hội quần chúng trong doanh nghiệp có phải thay đổi gì về con dấu không? => Trước mắt không, sau này cũng nên bỏ.
• Có phải để con dấu tại trụ sở của doanh nghiệp (quy định hiện hành) không? => Không nên quy định.
• Mất con dấu thì phải đăng ký lại, thông báo mất dấu, huỷ bỏ,… như thế nào? => Không nên quy định.
• Xử lý con dấu thế nào khi bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức? => Không nên quy định.
• Ai là người chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc “bảo quản và sử dụng con dấu”? (quy định hiện hành là“Người đứng đầu” doanh nghiệp) => Không nên quy định.

7. Về việc làm con dấu:

• Có cần giới hạn số lượng con dấu của doanh nghiệp hay hoàn toàn không cần hạn chế (quy định hiện hành là 2, Luật mới quy định doanh nghiệp được quyết định về số lượng con dấu)? => Không nên giới hạn.
• Có được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ hay không? (quy định hiện hành thỉ chỉ doanh nghiệp không có chức năng cấp thẻ, văn bằng, chứng chỉ, mới được khắc). => Không nên cấm.
• Tất cả các con dấu của doanh nghiệp có cần phải giống nhau như đúc (như quy định hiện hành) hay có thể khác nhau ít nhiều? => Cần quy định giống nhau.
• Có bắt buộc phải làm con dấu tại cơ sở “sản xuất con dấu” thuộc danh mục ngành, nghề đầu tư, kinh doanh có điều kiện, đã được cơ quan Công an có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự hay theo Luật Đầu tư năm 2014 hay không? => Không bắt buộc.
• Khi làm con dấu thì có phải xuất trình giấy tờ gì với cơ sở sản xuất con dấu hay không? => Không cần.
• Cơ sở sản xuất dấu có yêu cầu văn bản, thủ tục gì khi khắc dấu doanh nghiệp không? => Không cần.
• Hành vi làm giả con dấu của doanh nghiệp liệu còn phạm vào “tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức” theo quy định tại Điều 267, Bộ luật Hình sự?… => Không.

8. Về con dấu của đơn vị phụ thuộc:

• Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị phụ thuộc khác hay ai là người có thẩm quyền quyết định về con dấu của các đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp? => Không cần quy định.
• Những đơn vị nào được có con dấu? (hiện nay chỉ có đơn vị được tổ chức dưới hình thức Chi nhánh, văn phòng đại diện thì mới có con dấu) => Không nên quy định (đơn vị nào cũng có quyền có con dấu).
• Có hay không có sự phân biệt giữa con dấu của doanh nghiệp và đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp? => Cần quy định sự khác nhau.
• Những vấn đề khác tương tự như con dấu doanh nghiệp => Áp dụng tương tự.

9. Luật về con dấu:

• Cần phải xem xét ban hành Luật về con dấu, vì đây là một vấn đề đặc biệt quan trọng, cần thiết mà hiện nay mới chỉ được quy định tương đối sơ sài trong Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu, đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 của Chính phủ về công tác văn thư, đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP.
• Luật này sẽ quy định những vấn đề liên quan đến các con dấu của các tổ chức, cá nhân sau:
• Con dấu của các cơ quan, chức danh nhà nước.
• Con dấu của các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức chính trị, xã hội, nghề nghiệp,…
• Con dấu của các doanh nghiệp được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp.
• Con dấu của các tổ chức kinh tế không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, như hợp tác xã, theo Luật Hợp tác xã;
• Các tổ chức khác như Văn phòng luật sư theo Luật Luật sư; Văn phòng công chứng, theo Luật Công chứng;…

———————————-

Luật sư Trương Thanh Đức

ĐC: Công ty Luật ANVI, tầng 2, Tòa nhà Savina, số 1 Đinh Lễ, phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, HN

FB: Trương Thanh Đức (www.facebook.com/LSTruongThanhDuc)

E-mail: duc.tt @anvilaw.com

Web: www.anvilaw.com

ĐT: 090.345.9070