Sự bất cập của pháp luật qua một quy định về công chứng.
(PL) – Công chứng và đóng dấu giáp lai
Tôi mang quyển Sổ trợ cấp hưu trí được cấp ngày 15-4-1975 của người nhà đi công chứng để làm thủ tục khen thưởng đối với những người tham gia kháng chiến. Trong cuốn sổ đó có tới 7 con dấu của cấp sở và UBND quận xác nhận từ năm 1975 cho đến năm 1992. Nhưng đến phòng công chứng, thì không được công chứng với li do sổ trên có rất nhiều dấu nhưng chỉ còn thiếu một con dấu giáp lai.
Khi mang quyển sổ trên đến các cơ quan hữu quan để xin dấu giáp lai, thì bị từ chối với lý do rất choáng váng là: Sổ được cấp từ lâu, đã qua bao nhiêu lần thay đổi về tổ chức và con dấu nến không thể đóng dấu giáp lai mới vào sổ cũ được.
Tôi được biết, tại nhiều phòng công chứng Nhà nước, tất cả văn bản có từ 2 tờ trở lên, nếu không có dấu giáp lai cũng đều bị từ chối công chứng, cho dù đây là văn bản của Chính phủ, của các Bộ hay của các doanh nghiệp.
Vậy cơ sở pháp lý và thực tế của việc không công chứng ấy là gì?
Tại điểm b, khoản 2, mục H, Phần III, Thông tư số 1411/TT-CC ngày 03-10-1996 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 31-CP ngày 18-5-1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng Nhà nước có quy định về trình tự, thủ tục chứng nhận bản sao như sau: “Bản sao từ bản chính có thể là bản in lại, bản sao chụp lại, bản đánh máy, nhưng đương sự phải xuất trình bản chính để đổi chiếu.
Chỉ được công chứng bản sao từ bản chính do cơ quan, tổ chứ có thẩm quyền cấp; nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai”.
Quy định này được hiểu thep hai cahs khác khác nhau. Đa số cho rằng, nếu bản sao công chứng có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai của Công chứng Nhà nước. Một số khác hiểu theo cách thứ hai cho rằng, nếu bản chính có từ 2 tờ trở lên thì phải có dấu giáp lai của ban thân cơ quan, tổ chức cấp bản chính, sau đó mới đóng dâu giáp lai của Công chứng Nhà nước vào bản sao. Và dù hiểu theo cách nào thì cũng đều dẫn tới cùng một kết quả là Công chứng Nhà nước phải đóng và chỉ đóng dấu giáp lai trên các bản sao có từ 2 tờ trở lên đã được sao tư bản chính cũng đã có dấu giáp lai.
Thực trạng và quy định về đóng dấu giáp lai
Việc làm trên của Công chứng Nhà nước là cần thiết, và như vậy mới có thể loại trừ khả năng những văn bản không có dấu và chữ ký có thể bị đánh tráo. Nhưng điều đó lại gây ra biết bao khó khăn đối với người có nhu cầu công chứng, bởi từ trước đến nay, trừ một số giấy tờ đặc thù thấy có dấu giáp lai, còn pháp luật nước ta chưa thấy có quy định nào về việc phải đóng dấu giáp lai đối với các văn bản, tài liệu thông thường.
Chẳng hạn những văn bản từ trước đến này liên quan đến việc quản lý và sử dụng giấy tờ và con dấu dưới đâu đều không có quy định về đóng dấu giáp lai:
– Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ;
– Nghị định số 56-CP ngày 17-3-1966 của Hội đồng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà và Quyết định số 157-CP ngày 1-9-1976 của Hội đồng Chính phủ nước Cộng hoà XHCN Việt Nam về việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, xi nghiệp và tổ chức xã hội;
– Nghị định số 45-HĐBT ngày 27-2-1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động Công chứng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thị hành;
– Thông tư số 2-BT ngày 11-1-1982 của Bộ trưởng, Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng hướng dẫn việ xây dựng và ban hành văn bản;
– Thông từ 33-BT ngày 10-12-1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về hình thức và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước;
– Nghị định số 62-CP ngày 22-9-1993 của Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu và các văn bản hướng dẫn thi hành;
– Nghị định số 31-CP ngày 18-5-1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng Nhà nước;
– Và Luật Ban hành văn bản pháp luật năm 1996.
Trong khi đó, nhiều giấy tờ cần công chứng hiện nay đã có từ mấy chục năm, thậm chí hàng trăm năm trước. Vậy thì làm sao có thể đóng thêm được dấu giáp lai để công chứng? Riêng với ngành chủ quản đã quá nhiều sự thay đổi: mẫu sổ của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội), đầu là của Sở Thương binh – Xã hội Hải Phòng, sau là Sở Lao động – Thương bình và Xã hội. Nêu như ở một số tỉnh khác thì rất có thẻ còn nhiều thay đổi hơn do việc tách tỉnh, rồi đổi tên từ ty thành sở vào nhưng năm 1980…
Thực tế, để có thể công chứng, đã xảy ra trường hợp văn bản cũ “được” đóng thêm dấu giáp lai mơi. Thậm chí, dấu chỉnh của văn bản ghi là “Việt nam Dân chủ Cộng hòa” nhưng lại có dấu giáp lai bản chính là “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” hoặc dấu văn bản là “Ủy ban hành chính” nhưng lại đóng thêm dấu giáp lai là “Ủy ban nhân dân”. Rồi tình trạng tên một số cơ quan, đơn vị đã nhiều lần thay đổi; kích cỡ con dấu (theo Nghị định 63-CP nhìn chung là to hơn trước), loại mực của con dấu cũng rất khác nhau, nay cứ buộc phải đóng dấu giáp lai thì khác nài “râu ông nọ cắm cằm ba kia”. Như vậy, chưa đóng dấu giáp lai thì còn nghi ngờ tính chất thật của của tờ không có dấu, nhưng đóng thêm vào thì nhìn thấy ngay một số văn bản trở thành không hợp lệ. Vậy cần giải quyết tình trạng trên ra sao?
Nên chăng quy định, nếu bản chính có đấu giáp lai thì bản sao cũng phải đóng dấu giáp lai và ngược lại. Đồng thời, Nhà nước cần có văn bản quy định về vấn đề này để đảm bảo giá trị pháp lý và tính thống nhất cần thiết của các loại văn bản.
Còn nhiều văn bản chưa được phổ biến rộng rãi
Tình trạng nhận thức và quản lý các văn bản hiện nay còn nhiều vấn đề. Rất nhiều văn bản ban hành nhưng dường như chỉ để lưu hành nội bộ, mà không được đăng phát chính thức và công khai cho mọi tổ chức và cá nhân biết để thực hiện. Nghị định số 62-CP ngày 22-9-1993 của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn thi hành và quản lý sử dụng con dấu, cũng như Thông tư số 1411 ngày 3-10-1996 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về công chứng nêu trên,… là vài ví dụ trong số hàng trăm văn bản rất cần thiết phổ biến rộng rãi khác trong mấy năm gần đây đã không được đăng trên Công báo theo quy định tại Quyết định số 200-TTg ngày 28-12-1992 của Thủ tướng Chính phủ về xuất bản và phát hành Công báo nước Cộng hòa XHCN Việt Nam. Và tất nhiên cũng không hề được đăng trên các phương tiện thông tin đại chúng. Thông thường, sau 15 ngày các văn bản được ban hành sẽ bắt đầu có hiệu lực, nhưng hiện nay vẫn phổ biện tình trạng một vài tháng sau cũng chưa biết phải tìm ở đâu.
Giá trị của chữ ký photocopy trong văn bản
Hiện nay có rất nhiều văn bản của các cơ quan, đơn vị chỉ ký một bản, không đóng dấu và để lưu giữ làm bản gốc (bản chính), còn phát hành các bản khác có đóng dấu trên các chữ ký photocopy. Vậy có xem bản đóng đấu đó thực sự là bản chỉnh không hay cũng chỉ là một bản sao mà thôi? Nếu xem là văn bản chính thì giải thích thế nào về quy định tại khoản 2, Điều 10, Nghị định cố 63-CP nói trên như: “Con dấu chỉ được đong lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền”. Chấp nhận chữ ký photo thì cũng đống nghĩa với việc chấp nhận lấy chữ ký ở văn bản này dán sang bất kỳ văn bản nào khác. Và chấp nhận bản có dấu đóng lên chữ ký photo (kể cả qua fax) là bản chính, thì điều đó cũng có nghĩa là không thể xác định được mỗi văn bản có bao nhiều bản chính, vì cứ khi nào cần lại chụp thêm và đóng dấu lên. Trong khi thực sự thì sẽ không có bản nào là bản gốc và đâu là con dấu và chữ ký thật cả. Và đến một thời điểm nào đó con dấu phải thay đổi thì lại giống như tình trạng đóng thêm dấu giáp lai như phân tích trên, tức lại lại lấy dấu mới đóng cho nội dung cũ.
Trừ một số loại văn bản đã có quy định được phép in sao hoặc đóng dấu chữ ký, đề nghị các cơ quan chức năng cần quy định về hình thức ký văn bản để bảo đảm giá trị pháp lý cần thiết.
——————————————————————————————
Luật sư Trương Thanh Đức, Giám đốc Công ty Luật ANVI
Bài viết đã đăng Báo Pháp luật 23-12-1997:
——————
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VƯỚNG MẮC VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
- Nhà của Giám đốc công ty bảo lãnh cho Công ty thì Giám đốc không được ký Hợp đồng bảo lãnh vì ký 2 bên.
BLDS 1995
“Điều 153. Phạm vi thẩm quyền đại diện
1- Người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyết định khác.
2- Phạm vi đại diện theo uỷ quyền được xác lập theo văn bản uỷ quyền.
3- Người đại diện chỉ được thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi thẩm quyền đại diện.
4- Người đại diện phải thông báo cho người thứ ba trong giao dịch dân sự biết về phạm vi thẩm quyền đại diện của mình.
5- Người đại diện không được thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó”
- Uỷ quyền cho người khác ký, khác nào công chức không được thành lập doanh nghiệp thì quỷ quyền cho người khác thành lập doanh nghiệp.