Đừng bắt doanh nghiệp “làm văn” theo mẫu.
(NQL) – Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế sinh ra để kinh doanh kiếm tiền trên thương trường. Thế nhưng có nhiều quy định cứ bắt doanh nghiệp phải “đồng diễn bài vở” hành chính y như cơ quan chính phủ. Một trong những vấn đề đó là quy định về công tác văn thư.
“Quốc doanh hoá” doanh nghiệp
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về Công tác văn thư quy định áp dụng đối với cả mọi tổ chức kinh tế, trong đó có các công ty phi nhà nước, kể cả công ty 100% vốn của nước ngoài. Theo đó, một doanh nghiệp cũng phải thực hiện những thao tác không khác gì cơ quan chính phủ trong việc ban hành văn bản (gồm: soạn thảo văn bản; duyệt bản thảo; sửa chữa, bổ sung bản thảo; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn bản; ký văn bản; đóng dấu vào văn bản; sao văn bản; quản lý văn bản) và chấp hành về thể thức của văn bản (gồm: ghi quốc hiệu; tên tổ chức ban hành; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của doanh nghiệp; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật, đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Tiếp theo là Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, yêu cầu cụ thể, chi ly về phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ; chỗ nào được viết đậm, chỗ nào được để nghiêng; dòng nào phải in hoa, dòng nào phải in thường,…
Thể thức văn bản hành chính gồm nhiều thành phần, trong đó có quốc hiệu “Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”. Đã có Phòng Công chứng nhất định không chịu xác nhận hợp đồng thế chấp hàng hoá chỉ vì thiếu dòng quốc hiệu. Việc văn bản của các doanh nghiệp đều phải ghi quốc hiệu là điều không cần thiết. Đã từng xảy ra chuyện rắc rối khôi hài, khi một công ty nước ngoài phát văn bản “kiện” Nhà nước ta vì cho rằng tên “Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” ở trên, khác nào đó là công ty mẹ, thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thay công ty con của mình. Đặc biệt, hợp đồng buôn bán ký giữa công ty Việt Nam với công ty có quốc tịch nước ngoài, mà cũng cứ ghi quốc hiệu như trên thì lại càng “vô duyên”. Chưa nói, để cho “công bằng” thì phải ghi quốc hiệu của cả hai nước. Như thế thì xem ra hợp đồng giữa hai bên có dáng dấp của Hiệp định giữa hai quốc gia.
Xin đừng bắt phải ghi quốc hiệu vào hợp đồng, văn bản giao dịch làm ăn giữa các công ty tư nhân với nhau, không “dính” đến Nhà nước. Thay vào đó ghi các nội dung lô-gô, địa chỉ, điện thoại,… thì hợp lý và hữu ích hơn nhiều. Đưa quốc hiệu vào, không hề có tác dụng tôn vinh quốc gia hay đề cao chế độ và cũng chẳng vì bỏ đi mà nội dung văn bản vượt ra khỏi vòng pháp luật.
Văn bản ngoài “luồng”
Điều 4 Nghị định trên còn quy định rõ 4 hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội. Văn bản quy phạm pháp luật thì chỉ do một số cơ quan Nhà nước được ban hành theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (các cơ quan trung ương) và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân (các cơ quan địa phương). Văn bản chuyên ngành được xác định là văn bản do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội được xác định là do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức đó quy định. Còn mọi văn bản của doanh nghiệp được xếp vào loại hình còn lại, là “văn bản hành chính”. Nghị định này liệt kê văn bản hành chính gồm 23 loại gồm: “Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.”
Vậy thì những loại văn bản khác của doanh nghiệp “chiểu” theo đúng Nghị định về Công tác văn thư thì lại thành ra là văn bản ngoài “luồng”. Điều lệ, Nghị quyết của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp không biết phải xếp vào loại văn bản nào? Thoả ước lao động tập thể theo quy định của Bộ luật Lao động không biết là loại văn bản nào? Cổ phiếu theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Chứng khoán thì thuộc loại văn bản nào? Giấy uỷ quyền theo quy định của Bộ luật Dân sự và Bộ luật Tổ tụng dân sự thuộc loại văn bản gì? Rồi Dự án đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư, Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và Luật các Tổ chức tín dụng thì thuộc loại văn bản nào?… Và tại sao không được ban hành thẳng quy chế, quy định, quy trình, nội quy mà lại cứ phải thông qua quyết định?
Chỉ riêng việc đánh số văn bản, Thông tư 55 nói trên cũng “bắt” các công ty phải thực hiện “bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm”. Như vậy, mỗi năm Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng thành viên họp một lần, thì lúc nào cũng ghi biên bản số 01? Doanh nghiệp cứ ghi theo số thứ tự phiên họp diễn ra qua các năm thì liệu có trái pháp luật?
“Chống lại” quyền luật định
Điều 10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP còn phân biệt thẩm quyền ký văn bản trên cơ sở phân ra làm 2 loại cơ quan, tổ chức: Làm việc theo chế độ thủ trưởng và làm việc theo chế độ tập thể. Vậy doanh nghiệp thì phải theo loại tổ chức nào, khi mà Đại đội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, HĐQT, Ban kiểm soát thì làm việc theo chế độ tập thế, còn Tổng giám đốc thì lại làm việc theo chế độ thủ trưởng?
Nghị định cũng quy định “Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.” Điều này cũng không phù hợp với tính chất của Hội đồng thành viên và HĐQT, vì theo đúng Luật Doanh nghiệp thì chỉ có Chủ tịch và các thành viên, chứ không có chức danh Phó Chủ tịch hoặc các thành viên lãnh đạo khác. Chẳng hạn Điều 49 của Luật Doanh nghiệp quy định: “Trường hợp vắng mặt thì Chủ tịch Hội đồng thành viên uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty.” Cũng tương tự như vậy là Điều 111 của Luật Doanh nghiệp về việc uỷ quyền của Chủ tịch HĐQT.
Nghị định còn quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.” Như vậy, Tổng giám đốc chỉ được uỷ quyền cho Trưởng phòng, chứ không được phép uỷ quyền cho cán bộ, nhân viên khác của doanh nghiệp ký hợp đồng. Điều này là trái với các quy định của Bộ luật Dân sự về việc uỷ quyền và uỷ quyền lại. Theo Bộ luật này thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được uỷ quyền cho bất kỳ ai ký hợp đồng. Và bên được uỷ quyền được phép uỷ quyền lại cho người thứ ba, nếu được bên uỷ quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định.
Đã từng có Phòng công chứng căn cứ vào quy định con dấu chỉ được đóng vào chữ ký của người có “chức sắc” ký văn bản, nên từ chối việc xác nhận hợp đồng của doanh nghiệp khi người ký chỉ là “lính” nghiệp vụ. Thứ nhất đây là sự từ chối trái luật. Thứ hai, kể cả có vin vào Nghị định trên, thì cũng không đúng, vì về nguyên tắc chỉ cần con dấu đóng trong văn bản uỷ quyền là đủ, chứ đâu có bắt buộc phải đóng thêm một con dấu nữa vào chính bản hợp đồng.
Nếu doanh nghiệp nào muốn làm theo mẫu của nhà nước, thì cũng tốt. Nhưng điều đáng nói là, lâu nay rất nhiều doanh nghiệp chủ động vượt qua các “rào cản” luật pháp về văn bản, văn thư nói trên để văn bản của mình chuyên nghiệp hơn, hợp lý hơn, thực chất hơn. Nếu còn ai đó quy kết doanh nghiệp vi phạm pháp luật thì đành chịu, nhưng đó chỉ là một thứ vi phạm bất đắc dĩ, thậm chí là tiến bộ, là cần thiết và quan trọng là vô thưởng vô phạt, chẳng gây ra hậu quả xấu xa, tai hại nào.
Đó cũng chính là một trong những vấn đề thủ tục hành chính cần cải cách để cởi trói cho doanh nghiệp. Đã đến lúc phải xây dựng Luật về công tác văn thư và Luật về con dấu để điều chỉnh những vấn đề quan trọng nói trên, trong đó đừng buộc văn bản của doanh nghiệp, nhất là công ty tư bản tư nhân phải đồng dạng với văn bản hành chính nhà nước.
———————————————
Luật sư Trương Thanh Đức, Giám đốc Công ty Luật ANVI, Trọng tài viên VIAC.
Bài đăng trên số 78 tháng 12-2009 – Tạp chí Nhà Quản lý:
- Đăng lại
Doanh nghiệp bị hành vì “làm văn mẫu”
- http://dddn.com.vn/2010063010471360cat113/doanh-nghiep-bi-hanh-vi-lam-van-mau.htm
- http://news.socbay.com/doanh_nghiep_bi_hanh_vi_lam_van_mau_-642589458-16842752.html
- http://tintuconline.vietnamnet.vn/vn/doanhnghiep/451646/index.html
- http://ttol.com.vn/vn/doanhnghiep/451646/index.html
- http://www.tapchitaichinh.vn/tabid/56/Key/ViewArticleContent/ArticleId/2109/Default.aspx
- http://www.webtretho.com/forum/archive/t-512095.html